Aprende a utilizar la hoja de cálculo en tu emprendimiento


1. He visto con cierto asombro que muchos y buenos emprendedores no usan hoja de cálculo como herramienta para llevar sus cuentas. Ni para llevar sus listas de inventarios, costos, precios y ganancias. Ni siquiera para hacer sus listas de oferta de productos o servicios. Ni se hable de sus finanzas personales,… Y muchos de ellos, exitosos, por lo demás, ¡son profesionales de la contaduría, administradores de empresas, economistas o ingenieros!


2. Una anécdota. A fines de 2019, y antes de declararse mundialmente la pandemia, conocí a Sheyla (nombre ficticio), una de esas exitosas y osadas emprendedoras. De aquellas que ven una oportunidad y, sin pensarlo dos veces, “la toman por el cabello”, no la dejan pasar y

la hacen suya, así como sugiere el origen de la expresión: “la oportunidad la pintan calva”.

3. Emprendedora innata. Con su experticia personal, su iniciativa emprendedora y “su olfato”, Sheyla no sólo había levantado un próspero negocio de reparación de teléfonos celulares sino que, además, “se lanzó” a montar un negocio de limpieza, como si tuviera un instinto innato para prever la importancia que tendría esta actividad con la pandemia,… ¡aún no declarada! Un día me pidió: “¿Puedes ayudarme a prever el negocio, antes de iniciarlo?”, aunque ya había comprado equipos y materiales. “Con mucho gusto”, le respondí. Pero “necesito unos datos”. Al día siguiente, le envié por correo electrónico una lista de control de los equipos y productos de limpieza que usaría para cada servicio contratado (checklist, en inglés), incluyéndole un montón de datos, como nombre del cliente, presupuesto del trabajo, identificación del empleado,… y, no menos importante, un espacio para conocer la opinión del cliente sobre el servicio prestado.


4. Asombro. Sheyla se mostró sorprendida. Me pidió entonces otras cuentas. Nos reunimos y le hice tres tablas en Excel interconectadas: mensuales, trimestrales y anuales: i) caso base (inversión inicial), ii) cuenta de flujo de caja y iii) cuenta de ingresos y egresos con posibilidad de proyectarlos para simular estrategias y tácticas de ventas. Luego de verlas, Sheyla me confesó que ¡ella era egresada de una escuela de administración de empresas! Y, yo, aún no salgo de mi asombro: ¿Por qué se resistía a usar un programa de cálculo?


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